Databeschermingsbeleid

Onze toewijding

De verwerking van gegevens vindt plaats in overeenstemming met de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De school waarborgt dat alle processen continu worden gemonitord en aangepast om te blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

Grondslagen voor gegevensverwerking

• Toestemming
• Overeenkomst
• Wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang, met name in het belang van veiligheid en welzijn van leerlingen, ouders en medewerkers

Verantwoordelijkheid binnen de organisatie

De directie draagt de eindverantwoordelijkheid voor gegevensbescherming. Daarnaast zijn medewerkers die werken met gegevens, zoals administratie en toelating, verantwoordelijk voor zorgvuldige omgang met data.

Alle medewerkers behandelen persoonsgegevens vertrouwelijk en handelen volgens dit beleid en aanvullende interne richtlijnen. Core Academy zorgt ervoor dat medewerkers kennis hebben van privacywetgeving en gegevensbescherming door middel van training en begeleiding.

Dit beleid is verplicht voor alle medewerkers en externe partijen die namens de school werken.

Meldplicht datalekken

In geval van een datalek wordt dit binnen 72 uur gemeld aan de betrokkenen en, indien van toepassing, aan de bevoegde autoriteiten.

Persoonsgegevens en gevoelige gegevens

Alle gegevens binnen de school worden geclassificeerd als persoonlijke gegevens, gevoelige gegevens of beide. De school verwerkt gegevens volgens de volgende principes:

• gegevens worden eerlijk en transparant verwerkt
• gegevens worden alleen gebruikt voor duidelijke en legitieme doelen
• gegevens zijn relevant en beperkt tot wat noodzakelijk is
• gegevens zijn correct en actueel
• gegevens worden niet langer bewaard dan nodig
• gegevens worden veilig verwerkt
• gegevens worden niet gedeeld zonder passende bescherming

Transparantie en communicatie

Core Academy communiceert duidelijk waarom en hoe gegevens worden verwerkt. Ouders, leerlingen en medewerkers worden hierover vooraf geïnformeerd. Gegevens kunnen worden gedeeld met externe partijen wanneer dit wettelijk verplicht is of in het belang van het kind.

De school zal nooit informatie delen die schade kan veroorzaken aan het kind of anderen, die gevoelige situaties onthult zonder gerechtvaardigde reden, of die andere personen identificeert zonder toestemming.

Beveiliging van gegevens

Core Academy neemt passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen. Er worden risicoanalyses uitgevoerd om privacy en veiligheid te waarborgen. Externe partijen waarmee gegevens worden gedeeld, moeten aantoonbaar voldoen aan beveiligingsnormen.

Inzage en rechten van betrokkenen

• Iedereen heeft recht op inzage in zijn of haar gegevens
• Verzoeken kunnen schriftelijk worden ingediend bij de directie
• De school reageert binnen één maand
• Er worden geen kosten gerekend voor deze verzoeken

Delen van gegevens met derden

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld met toestemming, bij wettelijke verplichting of in het belang van het kind. Mogelijke partijen zijn:

• andere scholen bij overstap
• exameninstanties
• gezondheidsinstanties
• overheidsinstanties
• zorg- en ondersteuningsorganisaties

Foto en video

Beeldmateriaal van leerlingen en medewerkers wordt alleen gebruikt voor educatieve doeleinden binnen de school. Publicatie gebeurt alleen met voorafgaande toestemming. Externe partijen mogen geen beeldmateriaal maken zonder toestemming.

Opslag en verwijdering van gegevens

Individuen kunnen verzoeken om verwijdering van hun gegevens wanneer deze niet langer nodig zijn. Fysieke documenten worden veilig opgeslagen in afgesloten ruimtes en digitale gegevens in beveiligde systemen. Gegevens worden niet onbeveiligd gedeeld of opgeslagen op persoonlijke apparaten.

• geen documenten onbeheerd achterlaten
• gevoelige informatie niet zichtbaar gebruiken in openbare ruimtes
• gegevens alleen opslaan binnen beveiligde systemen
• papieren documenten veilig vernietigen

Gegevens worden veilig vernietigd wanneer ze niet meer nodig zijn. Dit geldt voor zowel digitale als fysieke data.

Contact

Voor vragen over dit beleid kan contact worden opgenomen met de directie van Core Academy via info@my-coreacademy.com.